Fragen & Antworten
"Virtuelles Büro", "Virtuelles Sekretariat" oder auch "Virtual Office" sind Begriffe, die in der Businesswelt immer wieder zu hören sind, doch längst nicht jeder weiß, was es damit auf sich hat.
Bei dem Wort "virtuell" denkt man meist an eine abstrakte Computerwelt bzw. an ein Büro, welches gleichzeitig da und irgendwie nicht da ist: eine Art unsichtbares Büro. Und mit dieser Vermutung liegt man gar nicht mal so falsch: Unter einem virtuellen Büro versteht man Formen von Kommunikations- und Adress-Services, die von einem Dienstleister erbracht werden, ohne dass dieser bei seinen Kunden vor Ort ist und dort Büroräume zur Verfügung stellt. Virtuelle Büros gibt es in sehr unterschiedlichen Formen, oft auch in Kombination miteinander.
Ein Virtual Office oder virtuelles Büro bietet Ihnen die Möglichkeiten eines eigenen Büros, ohne in Büroflächen, Möbel oder Personal investieren zu müssen und trotzdem eine repräsentative Adresse in München zu erhalten. Sie müssen nicht vor Ort sein, trotzdem ist Ihr Büro zu den üblichen Geschäftszeiten Montag bis Freitag besetzt.
Zahlreiche Backoffice-Optionen ermöglichen Ihnen, an mehreren Standorten präsent und erreichbar zu sein. So buchen Sie zum Beispiel eine lokale Telefonnummer mit Weiterleitung, oder ein persönliches Postfach, unter dem Sie oder Ihre Firma Post empfangen können, die nach definierten Wünschen bearbeitet oder weitergeleitet wird. Ein virtuelles Büro macht Sie vollständig unabhängig von Ihrem tatsächlichen Arbeitsort oder verschiedenen Zeitzonen.
Wer diese Zusatzdienste nutzt, hat zum einen mehr Zeit für seine Kunden und kann sich verstärkt um sein Kerngeschäft kümmern. Auch Krankheit und Urlaub von Mitarbeitern sind mit einem Virtual Office kein Thema mehr, da Sie während der Geschäftszeiten jederzeit erreichbar sind.
Vor allem in München, wo die Mietpreise zu den höchsten in ganz Deutschland zählen, ist dies eine preiswerte Lösung im Vergleich zu den Quadratmeterpreisen in der Landeshauptstadt.
Als Existenzgründer oder Kleingewerbetreibender liegt es nahe, die eigene Privatwohnung als Büro und damit auch als Sitz des Unternehmens zu nutzen. Die Kosten einer eigenen Bürofläche sind in dieser Situation für viele einfach zu hoch. Allerdings sollten Sie dabei darauf achten, dass die Privatadresse anzugeben, schnell unseriös wirkt und auch auf verschiedene Punkte achten:
Eigentumswohnung oder Mietwohnung?
In den meisten Fällen handelt es sich bei Mietverträgen von Privatwohnungen um Wohnraummietverträge. Diese gelten – wie der Name schon sagt – für die Vermietung von Wohnraum. In vielen Mietverträgen ist explizit untersagt, dass die private Wohnung als Gewerbefläche genutzt werden darf, v.a. wenn es sich um ein Gewerbe oder Geschäft handelt, bei dem Kundenverkehr erwartet wird. Aber auch ohne Parteiverkehr fordern die meisten Hausverwaltungen, dass die Verwendung der Privatadresse für ein Gewerbe explizit beantragt und genehmigt werden muss. Nicht zuletzt geht es dabei auch darum, wenn neben dem privaten Namen auf dem Briefkasten auch der Name des Unternehmens mit aufgeführt werden soll oder gar ein eigenes Firmenschild angebracht werden soll.
Bei Eigentumswohnungen fällt zwar der Vermieter weg, der die gewerbliche Nutzung von einer privaten Wohnung untersagen kann, allerdings gilt auch hier, dass die Hausverwaltung oder die Hausordnung diese Situation explizit regeln kann, v.a. wenn es darum geht, ein eigenes Firmenschild o.ä. anzubringen.
Kreisverwaltungsreferat München achtet auf Zweckentfremdung von Wohnraum
Die Landeshauptstadt München achtet aufgrund des akuten Wohnungsmangels besonders darauf, ob Wohnraum für Gewerbe zweckentfremdet wird. Im Gewerbeamt bzw. Kreisverwaltungsreferat München wird explizit darauf hingewiesen, dass die Stadt München dies untersagt und ggf. sogar mit einem Bußgeld bestrafen kann.
Virtual Office als günstige Alternative
Für diese Fälle ist ein virtuelles Büro der perfekte Kompromiss zwischen einem teuren Büro und einer Auseinandersetzung mit dem Vermieter oder dem Gewerbeamt!
Spezialisierte Büroservice Unternehmen bieten unterschiedlich große Büroflächen mit der entsprechenden Infrastruktur wie Büromöbel, Telekommunikations- und Internetanschlüsse an. Die Vermietung der kleinen Büroeinheiten erfolgt für Stunden, Tage, Monate oder Jahre.
Der Vorteil: Kosten fallen nur für tatsächlich erbrachte Leistungen an. Fixkosten werden minimiert und das Unternehmen bleibt flexibel
Mit einer Bürolösung in einem Business Center entfallen für Sie die Anlaufschwierigkeiten eines Unternehmens mit der Ausstattung von Büroräumen, der Einrichtung eines Empfangs- und Telefondienstes oder auch der Urlaubs- und Krankenplanung der Mitarbeiter.
In einer Bürogemeinschaft können Sie schneller und effektiver auf die Anforderungen des Marktes reagieren und das Synergiepotential der Gemeinschaft nutzen. Eine gute Gelegenheit, neue Kontakte zu knüpfen, gemeinsame Ideen zu entwickeln und neue Projekte auf den Weg zu bringen. Diese Vorteile kommen Ihnen sowohl bei einer temporären wie auch einer dauerhaften Nutzung der Bürogemeinschaft zu gute.
Daneben nutzen Sie ein Gebäude mit Prestige als Geschäftsadresse. Dies vermittelt nicht nur einen guten Eindruck bei Kunden, sondern erhöht zusätzlich Ihre Privatsphäre und persönliche Sicherheit, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten. Die Geschäftsadresse ist definitiv die bessere Alternative zum Postfach.
Von einer Postadresse aus ist die Annahme, der Versand und die Weiterleitung Ihrer Post möglich. In jedem Fall ist eine Postadresse einem Postfach vorzuziehen, da ein Postfach dem Kunden das Gefühl vermittelt, dass seine Sendung zunächst nicht direkt beim Empfänger landet und unklar bleibt, in welcher Frequenz das Postfach geleert wird.
Sie benötigen für Ihr Unternehmen oder Ihre freiberufliche Tätigkeit eine repräsentative Geschäftsadresse in München? Wir bieten Ihnen gerne das passende Paket zu günstigen Preisen!
Ihre Vorteile:
- Nutzen Sie eine repräsentative Geschäftsadresse, ohne vor Ort sein zu müssen.
- Zeigen Sie Professionalität durch eine eigene Firmenadresse außerhalb der Privatwohnung.
- Günstige Alternative zu einem teuren Büro in München.
- Zuverlässige Zusatzservices wie Postannahme, Postweiterleitung oder Telefonservice
Bei Bedarf stehen Ihnen zusätzlich auch Tagesbüros, Besprechungs- oder Konferenzräume an unseren Standorten zur Verfügung!
Wer sagt, dass Sie sich immer festlegen müssen? Traditionelle Büromietverträge sind unflexibel, kostspielig und langfristig. Auf all diese Nachteile können Sie verzichten und so jederzeit flexibel auf Ihre Geschäftslage reagieren.
Grundsätzlich zahlen Sie nur das, was Sie nutzen. Alle Nebenkosten wie Strom, Kommunalabgaben, Versicherung für gemeinschaftlich genutzte Bereiche, Gebäudewartung, Objektsicherung und Wartungskosten für technische Geräte, Reinigung, Instandhaltung etc. werden nicht gesondert berechnet.
Wir haben an alles gedacht, was zu einer bezugsfertigen, professionellen und produktiven Arbeitsumgebung gehört. Unser Service-Angebot wurde extra dafür entwickelt, Ihnen und Ihrem Unternehmen ein effizientes Arbeiten zu ermöglichen. Über hochwertige und dennoch einfach gestaltete Support- und Technologiepakete können Sie zu übersichtlichen Tagessätzen verfügen. Alles in allem ersparen Sie Ihrem Unternehmen auch noch Kosten, wie dies in unabhängigen Studien belegt wird.
Unsere Öffnungszeiten sind Montag bis Donnerstag von 8:00 Uhr bis 18:00 Uhr und freitags von 8:00 Uhr bis 17 Uhr (standortspezifische Abweichungen sind möglich). Als Kunde haben Sie jedoch selbstverständlich einen 24-Stunden/7-Tage-Zugang zu Ihrem Büro und sind unabhängig von Wochenende oder gesetzlichen Feiertagen.
Selbstverständlich erhalten Sie für die Nutzung unserer Konferenz- und Besprechungsräume nach Absprache einen Zugang außerhalb unserer Geschäftszeiten.
Sie haben die Möglichkeit, Ihren Firmennamen und Ihr Logo auf unseren Beschilderungssystemen anbringen zu lassen. Nach außen treten unsere Mitarbeiterinnen am Empfang und am Telefon mit Ihrem Firmennamen auf.
Wir haben seit vielen Jahren Erfahrungen mit den unterschiedlichsten Branchen gesammelt und legen großen Wert auf einen professionellen Telefonservice, der auf die Wünsche unserer Kunden abgestimmt ist und dem Anrufer den Eindruck vermittelt, dass er in Ihrem Vorzimmer anruft. Unsere Mitarbeiter/-innen werden hierfür individuell geschult und durch moderne Technik unterstützt.
Das Sekretariat steht zu Ihrer persönlichen Verfügung. Sie werden von einem freundlichen, kompetenten und erfahrenen Team betreut. Grundsätzlich zahlen Sie nur das, was Sie nutzen und die einzelnen Leistungen werden ausschließlich nach tatsächlichem Aufwand berechnet.